経営者にしかできない仕事なんてない! 仕事にかかるコストがガラリと変わる「見える化」の技術

経営者にしかできない仕事なんてない! 仕事にかかるコストがガラリと変わる「見える化」の技術

ZIPANGs(ジパング).comでは、多くの外注先に仕事を依頼しています。

色んな外注先やアルバイトに依頼して分かったのは、仕事を依頼するにあたり大事なのは外注先選びの技術でもなく、「見える化」する技術だなと思いました。

それはつまり経営者の頭の中から仕事を出す、その瞬間のことです。

そもそも、「見える化」することがなぜ経営者にとって重要かというと、
ぼくは仕事のコストを下げ、経営者が本当に自身でやるべき仕事に集中することができるからです。

「見える化」できた瞬間に、その仕事は自分以外の誰かができることになります。それはつまり、仕事のコストが格段に下がるということです。

経営者が仕事を持てば持つほど、その仕事のコストは高くなります。

例えば、年収3,000万円の経営者が月に1日その仕事を持ってたとします。
3,000÷12÷30*年間12日分=その仕事は年間100万円のコストになります。

その仕事を「見える化」し、アルバイトの方に仕事を振ったとします。
月々1日10,000円で依頼できたとします。

すると年間100万円のコストが年間12万円のコストへと変わります。

これこそ、「見える化」の力です。

得意な人にまかせることがゴールではない

よく、「得意な人に仕事をまかせることで経営者の仕事を減らす」という
方法論をききますが、ぼくが言いたいことはこことは少し違います。

もちろん、それも正しい戦略だとは思いますが、
ぼくが目指しているのは「見える化」で『誰でもできる仕事』にすることです。
なぜなら、得意な人に任せると、その分コストがかかるからです。

「見える化」によって誰でもできる仕事に変換できれば、
アウトソーシングや、アルバイト・パートなどでより低予算で仕事を完成させられます。

ぼくの会社では、多くの外注先に仕事を依頼しています。
その際に、まったくうちの仕事を知らない人に仕事を依頼し、その見積もりをもらう必要があります。

この見積もりをもらうときに、うまく仕事を「見える化」できていないと数社の見積もりをもらったときに、見積もり額がうまくそろいません。

不明確な仕事の依頼には、不明確な見積もり、不明確な仕事が帰ってきます。

数多くのアウトソーシングをしてきて、様々な試行錯誤をしてきた結果色んな「見える化」の技術が生まれました。

アウトソーシングをしない会社でも、社員に仕事を振るなど普通のビジネスマンにも「見える化」は必要な技術だと思います。

 

まずどんなタイミングで外注・アウトソーシングすべきか

仕事をアウトソースするタイミングは経営者にとってその仕事が楽しくなくなったときだと思っています。

結局は、経営者が仕事を生み出すときのエネルギーは楽しさやわくわくが源流となることが多いからです。

「見える化」アウトソーシングの流れ
「見える化」アウトソーシングの流れ

経営者にとって仕事は、わくわくから生まれます。
楽しさがなくなった瞬間に終わりであり、誰かの元へとその仕事が流れるべきタイミングなのだと思います。

そして経営者自身が楽しくもなく、会社にとって利益も出ない仕事はきっちりと捨てるべきだと思います。

僕らがやっている仕事を振るための『見える化』の方法は主に3つ

アウトソースできない理由は、ほかの人がその仕事のプロセスが分からない事にあります。
つまり仕事をアウトソースするためには、経営者のプロセスを「見える化」すればいいのです。

 

方法①:作業をすべて書き出す

一番簡単でポピュラーな方法です。
自分がやっている仕事を一から順に書いていくのです。
例えば会計作業の仕事があるとしたら、

・まずエクセルを開きます。
・このファイルを開きます。
・A列にこの数字を入れていきます。



・エクセルを閉じます。終了

という風に全ての作業を書き出します。
この時に、注意するポイントとか間違えやすいポイントなども
記載すると見える化したあとの問題は減ります。

方法②:仕事のプロセスを動画で撮る

一つの仕事プロセスを動画でとって残すというやり方です。
これは慣れるとすごく楽です。
チャットワークの山本さんに教えてもらったやり方です。

著書 「自分がいなくてもうまくいく仕組み」より

私が社内でよく言っているのは、「同じことを2回話す機会があるなら動画にしなさい」ということです。
同じことを何度でも、人間には不可能な角度で遂行できるのがITの特徴なのですから、
そのようなことはITに任せ、
人間は空いた時間でクリエイティブなことに携わるべきだと考えています。

中略

そんな動画の撮影に大活躍してくれるのが、現在使用しているパソコンのモニター上の
動きを音声も含めて録画することができる「スナグイット(Snagit)」です。

スナグイットの画像<スナグイット(Snagit)>の画像

シリコンバレーで実際に山本さんと仕事をしたときもこの方法でプロセスを共有していただきました。

 

方法③:感覚値は数式にする

経営者の感覚値も見える化できます。
例えば翌月、翌々月の予想売上を出すという仕事があったとします。

これまでは、なんとなくの感覚で行っていた作業でしたが、あるとき先輩の経営者さんのやり方を聞いた時に、「確かに僕も似たような思考プロセスを行っている」としっくりきた方法があるので、ご紹介します。

ちなみに、このあたりの『見える化』は僕もまだトライ&エラーを繰り返しているところではあります。

今年、2014年4月の予想売上を実際に立てた方法は、直前月の2014年3月の実績と、昨年2013年・一昨年2012年の4月売上の実績を振り返って参考値にしました。

数式フロー経営者の感覚値の予想売上を数式化する流れ

2012年の実績の20%、2013年度の実績の30%、2014年3月の実績を50%…とそれぞれの値を総和を出すだけです。
これまではほとんど無意識に、こういった計算を行っていましたが、数値化できることで、予想とのかい離が起こったときに、次回からの修正に役立ちます。

【捕捉:2014年3月の予測値と、実績のかい離】

ちなみに捕捉になりますが、今年2014年3月の売上予測は、実際に3月が終わってみるとありがたいことに+20%増でした。

この増加分については、振り返ってみると、売上施策のために行った企画の「内部要因/努力」増税前の駆け込み需要という、「外部要因」を適正に予測数式に反映できなかったため、と分析しています。

もう少し厳密に計算すれば、キャンペーンと増税駆け込みそれぞれのパーセンテージも予測できますが、割愛します。
このように、経験に基づく思考プロセスを数式化し、ほかの人に渡すことで経営者の感覚値を誰でも計算することができます。

 

まとめ:経営者の仕事は、仕事を生み出し、流していくこと

自分にしかできない仕事なんてない!

●見える化で経営者が仕事を手放し、コストを下げる。
●経営者の仕事は、仕事を生み出し、流していくこと。

経営者の仕事は、仕事を生み出していくことです。
その生み出した仕事を、見える化して他の誰かに流す。

自分の生み出したものが、誰かの仕事になっていく。
この好循環を生み出すこと。

それを行える、経営者は素晴らしいものだと思います。

「見える化」は、その素晴らしい仕事を成し遂げる、
重要な技術のひとつなのです。

 

いつもありがとうございます。

 

測定されたものは管理されるようになる。

– ピーター・ドラッカー

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中村 あきら

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